ASSISTANT EXÉCUTIF
Opérations de l'entreprise
Lieu : Los Angeles, Californie, États-Unis
Think Cosmopolitan, fondée par Romain Dubus, est une entreprise en pleine expansion qui intègre des projets innovants dans les secteurs de l'hôtellerie, de l'immobilier, du e-commerce et bien plus encore, afin d'inciter les individus de tous horizons à améliorer leur environnement et à créer de la valeur durable. Toutes nos opérations sont stratégiquement alignées pour financer le Projet Mars, notre ambitieux projet visant à développer des habitats humains durables sur Mars d'ici la fin des années 2020.
L'assistant de direction I est chargé d'assister les cadres de l'organisation dans la planification des réunions et des événements, ainsi que dans l'organisation des repas, sur place et hors site. Il contribue également à l'application et à la gestion des politiques de l'entreprise en matière de déplacements, de notes de frais et de téléphonie mobile. Il examine et compile les notes de frais pour la comptabilité et le remboursement des salaires. Il contribue également à la coordination de l'emploi du temps des cadres. Il prépare et tient à jour la documentation de toutes les procédures quotidiennes importantes, au format Wiki. Il doit maîtriser les compétences organisationnelles, la communication avec les cadres, le respect des délais, notamment en matière d'horaires flexibles, l'autonomie et la maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel. Il s'adaptera à l'évolution des exigences du poste, acquérant et appliquant de nouvelles compétences au besoin pour assurer la réussite de l'entreprise.
Responsabilités
- Soutenir la direction en l'aidant à planifier des réunions et des événements, et à organiser des repas sur place et hors site
- Aide à faire respecter et à gérer les politiques de l'entreprise en matière de voyages, de notes de frais et de téléphonie mobile
- Examiner et compiler avec précision les rapports de dépenses pour la comptabilité et le remboursement des salaires
- Aider les autres assistants de direction au besoin
- Aider à maintenir l'horaire de l'exécutif
- Fonctions générales de gestion du bureau
- Exécuter d’autres tâches requises et assignées par le gestionnaire et la haute direction.
- Suivez les politiques juridiques comme indiqué.
Qualifications de base
- Diplôme d'études secondaires ou équivalent
- Maîtrise des compétences organisationnelles
- Maîtrise de la communication avec les dirigeants
- Capacité à respecter les délais, y compris un horaire flexible
- Capacité à travailler de manière autonome avec une supervision minimale
- Au moins cinq ans d’expérience en matière d’assistance administrative dans un environnement en évolution rapide
- Capacité à apprendre rapidement la structure organisationnelle et les objectifs de l'équipe
- Solides compétences en organisation et en communication, philosophie axée sur l'équipe et compétences en résolution de problèmes
- Capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches à tout moment tout en respectant les délais
- Niveaux élevés d'intégrité et de discrétion
- Personne très motivée et organisée, capable de travailler efficacement avec une supervision minimale
- Compétences supérieures en gestion d'Outlook, Excel, SharePoint et Microsoft Word
- Capacité à construire un réseau interne solide
Compétences et expérience privilégiées
- Compétences supérieures en gestion d'Outlook, Excel, SharePoint et Microsoft Word
Exigences supplémentaires
- Volonté de travailler de longues heures et les week-ends si nécessaire
- Ce poste exige que le titulaire soit assis, debout et exécute des tâches administratives générales. Il peut également être amené à soulever occasionnellement des charges allant jusqu'à 11 kg. Il doit également se pencher, se baisser et tendre les bras fréquemment.
- Doit être capable de voyager à l'échelle nationale et internationale selon les besoins
Exigences ITAR
Pour se conformer aux réglementations d'exportation du gouvernement américain, y compris les réglementations sur le trafic international d'armes (ITAR), le demandeur doit être un citoyen américain, un résident permanent légal des États-Unis, une personne protégée telle que définie par 8 USC 1324b(a)(3), ou être éligible pour obtenir les autorisations requises auprès du Département d'État américain.
Think Cosmopolitan est un employeur pratiquant l'égalité des chances ; l'emploi chez Think Cosmopolitan est régi sur la base du mérite, des compétences et des qualifications et ne sera en aucun cas influencé par la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale/ethnique, le statut d'ancien combattant, le statut de handicap, l'âge, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'état matrimonial, le handicap mental ou physique ou tout autre statut légalement protégé.
Les candidats souhaitant consulter une copie du plan d'action positive de Think Cosmopolitan pour les anciens combattants et les personnes handicapées, ou les candidats nécessitant un aménagement raisonnable du processus de candidature/d'entretien doivent en informer le service des ressources humaines par courrier électronique à hr@thinkcosmopolitan.com.
Veuillez envoyer toutes les candidatures à info@thinkcosmopolitan.com avec pour objet « Demande d'emploi ».
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